Hilfe, wir ziehen ins Grossraumbüro

Studien zeigen, dass in schlecht geplanten Grossraumbüros Kreativität, Konzentration, Kommunikation und Wohlbefinden leiden können. Foto: unsplash
Studien zeigen, dass in schlecht geplanten Grossraumbüros Kreativität, Konzentration, Kommunikation und Wohlbefinden leiden können. Foto: unsplash

Ich bin ein Angestellter, holt mich hier raus. Die Metamorphose des Grossraumbüros ist mit der Wandlung von der seelenlosen Tippfabrik zur attraktiven Arbeitslandschaft nicht beendet. «Der Trend geht aus gutem Grund weiter weg vom Einzelbüro hin zu Gemeinschaftsflächen. Einige Studien zeigen jedoch, dass in schlecht geplanten Grossraumbüros Kreativität, Konzentration, Kommunikation und Wohlbefinden leiden können», erklärt Timo Brehme, Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens CSMM mit Blick auf eine aktuelle Untersuchung der Harvard University.

Gemäss der Untersuchung reduzieren sich mit dem Wechsel in den Open Space direkte Gespräche unter den Mitarbeitern um rund 70 Prozent. Parallel hatte in einem Fall die elektronische Kommunikation über Kanäle wie E-Mails und Messenger-Dienste um 20 bis 50 Prozent zugenommen. Folglich leidet die Produktivität. Damit Angestellte nicht sofort aus dem Grossraumbüro zurück ins Einzelzimmer wollen, gibt es einiges zu beachten. Laut Experte Brehme entscheidet nicht nur die architektonische Planung über Erfolg und Misserfolg.

Open Space ist mehr als Wände herausreissen
«Falsch ist, für ein Grossraumbüro einfach die Wände herauszureissen. Fehlen Rückzugsräume, entwickeln Mitarbeiter mitunter Strategien und Abwehrreflexe, um den Störungen durch telefonierende Kollegen, Tastaturklackern oder bevölkerten Bürogängen zu entgehen. Ist das Grossraumbüro von Grund auf falsch geplant, lassen sich falsche Konzepte auch durch nachträgliche Lärmeindämmung oder Schönheitskorrekturen selten beheben. Gerade im Open Space braucht es ausreichend Platz für jeden Mitarbeiter, Rückzugsorte, Gemeinschaftsflächen, mobile IT-Technik und flexible Raumsysteme», erklärt Timo Brehme. Wer Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte ausspart, reduziert, wie die Harvard-Studie zeigt, Teamarbeit und direkte zwischenmenschliche  Kommunikation – und erhöht die technische Verständigung via Mail und Messenger. Das wird auf Dauer unpersönlich und unproduktiv. Arbeitsabläufe sind dann gestört, die Kommunikation versiegt.

Mitarbeiter in Change-Prozesse einbeziehen
Schon in den Entscheidungsprozess für Grossraumbüros sollten die Mitarbeiter einbezogen werden. Nichts ist schlimmer, als vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Lange vor baulichen Veränderungen sollte der Umzug ins neue Büro bei Kollegen und Führungsetage im Kopf beginnen. «Wenn die Entscheidung zum Grossraumbüro von oben durchgesetzt wird, kommt es oft zu Problemen. Vom kleineren Büros in den Open Space ist es eine kulturelle 180-Grad-Wende.» CSMM rät, rechtzeitig in jeder Abteilung einen Mitarbeiter zu identifizieren und dann gemeinsame Workshops durchzuführen. Zu Beginn sind die Bürotätigkeiten zu analysieren – um darauf eine funktionale Flächenplanung aufzusetzen. Dazu gehört die Analyse der Verkehrswege. Brehme warnt, die Flächenreduktion in den Mittelpunkt zu stellen. Die Flächenkennwerte haben sich laut CSMM von früher 30 m2 pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 m2 pro Mitarbeiter verringert, was durch die Digitalisierung möglich ist. Deutlich geringere Kennwerte hält der Experte für kritisch. «In einer offenen Bürolandschaft braucht es zusätzliche Mehrwert- und Kollaborationsflächen. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen.»

Multispace: Flexibilität in der Raumgestaltung
Auch bei der Open-Space-Transformation verändern sich mit der Zeit die Ressourcenbedürfnisse. Unternehmen sollten wissen, dass der Umbau nicht der neue Status quo ist. Wichtig bleibt eine hohe Bandbreite an Raumoptionen, die von allen Mitarbeitern flexibel genutzt werden kann. Brehme: «Agile Arbeitsweisen und Arbeitsorganisationen wie Scrum brauchen agile Räume – und damit flexible Raumsysteme.» Open Space heisst nach seinen Worten nicht, dass es keine Trennwände gibt. Im Gegenteil: Gefragt sind Flächenplanungen und Büromöbel, mit denen sich Räume schnell an die Ressourcenbedürfnisse anpassen lassen. «Wie sich die Teams abwechselnd zu kleinen und großen Funktionseinheiten zusammenfinden und verschiedenen Tätigkeiten nachgehen, müssen sich Flächen schnell verändern können.» Dazu gehört, die technische Infrastruktur bereitzustellen. «Wer ein längeres Telefonat führen möchte, braucht dafür heute Laptop und Schnurlostelefon, damit andere Kollegen nicht gestört werden. Ein ausschliesslich stationärer Computer mit festem Telefonanschluss im Grossraum kann nicht funktionieren.»

Alte Arbeitsweisen verwerfen – neue Regeln aufstellen
Behalten Angestellte, die über Jahrzehnte in Einzelbüros gearbeitet haben, bestimmte Verhaltensweisen bei, sind Probleme programmiert. Grossraum verlangt Rücksicht. Längere Telefonate oder Meetings am Arbeitsplatz stören die Konzentration. «Wir empfehlen, klare Regeln zum Umzug aufzustellen. Zudem sollten Angestellte immer wieder auf eigens geschaffene Funktionsflächen hingewiesen werden – falls diese nicht von selbst angenommen werden.» Brehme warnt davor, den Mitarbeiter selbst zum Sündenbock schlecht funktionierender Open Spaces zu machen. «Wer heute von Ablenkung spricht, sollte einen genauen Blick darauf werfen, wie sehr Apps und Gadgets den Konzentrationsfluss von Mitarbeitern stören. Der Kollege, der mal eben eine Frage hat, kommt deutlich seltener vor als eine aufblinkende Nachricht auf dem Smartphone oder ein Mail auf dem Rechner.»

CSMM

Die Firma CSMM hat sich seit 16 Jahren als Beratungs- und Architekturunternehmen auf Büroimmobilien und Arbeitswelten im In- und Ausland spezialisiert.

Mieter und Nutzer von Gewerbeimmobilien begleitet CSMM bei allen kreativen und rationalen Entscheidungen rund um das maßgeschneiderte Bürokonzept. Dazu zählen unter anderem die Beratung bei der Auswahl des Objektes, Organisationsanalysen, Arbeitsplatzstrategien, Um- und Einzug sowie die zukunftsfähige Neugestaltung des Arbeitsumfelds. Darüber hinaus begleiten die Experten auf Wunsch Change-Management-Prozesse. Für Entwickler, Vermieter und Eigentümer entwirft und steuert CSMM als Berater und Planer sämtliche baulichen und kommunikativen Prozesse für den Um-, Aus- oder Neubau von Gewerbeimmobilien. Dazu zählen Standortbewertung, architektonische Gesamtplanung und kreative Vermarktungsstrategien.

CSMM ist Mitglied des Expertenpools der «Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen – DGNB» sowie des Zentralen Immobilienausschusses – ZIA «New Ways of Working». Zudem ist das Unternehmen im Forschungsbereich aktiv und kooperiert mit der Fakultät Architektur an der Ostbayerischen Technischen Hochschule und dem Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung. Darüber hinaus fördert CSMM die «Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung – gif e.V.» und engagiert sich in der «Werte-Stiftung».